Geschäftsordnung Musikforum Seeheim-Jugenheim e. V.


1.  Vorstandssitzung  

                                                                                                                                    

Die Vorstandsmitglieder treten mindestens ein Mal im Halbjahr zur Vorstandssitzung zusammen. Der Vorstand besteht aus dem/der ersten und zweiten Vorsitzenden, dem/der Schatzmeister/in und einem in den Vorstand gewählten Beirat. Erforderlich für die Vorstandssitzung ist mindestens die Anwesenheit der/des ersten Vorsitzenden, bzw. vertreten durch die/den zweite/en Vorsitzende/en, der die Sitzung einberuft, und der/des Schatzmeisterin/ers.

 

Der Beirat und die/der zweite Vorsitzende können sich durch sachkundige Mitglieder, möglichst aus dem Kreis der Beiräte, vertreten lassen. Die/der für Kultur zuständige Mitarbeiter/in der Gemeinde Seeheim-Jugenheim und der/die Bürgermeister/in sind zu den Vorstandssitzungen möglichst hinzuzuziehen.

 

Die Einladung erfolgt schriftlich mit Angabe der Tagesordnung. Der Vorstand kann eine erweiterte Vorstandssitzung einberufen. Dem erweiterten Vorstand gehören die Beiräte an. Über die Vorstandssitzung ist ein Protokoll anzufertigen und allen Vorstandsmitgliedern zuzustellen.

 

2.  Aufgabenverteilung


Der erweiterte Vorstand einigt sich einvernehmlich auf die Verteilung der Vorstandsaufgaben. Zu diesen gehört vorrangig die Organisation der Veranstaltungen sowie die Aufgaben des/der Schatzmeisters/in. Die Aufgabenzuordnung ist im Protokoll der Vorstandssitzung festzuhalten.

 

3. Verantwortlichkeiten


3.1 Jahresprogramm und Finanzierung


Der erweiterte Vorstand erarbeitet das Jahresprogramm sowie die Finanzierung. Abgestimmt wird mit ¾-Mehrheit. Die Mitglieder werden darüber zum Jahresende informiert.

 

3.2 Zur Organisation der Veranstaltungen gehören


- Aushandeln der Gastspielverträge und der Honorare sowie der anfallenden Nebenkosten

   mit  den Darbietenden.

- Auswahl der Darbietenden und der Darbietungen im Rahmen des Budgets    

- Beschaffung von Sponsorengeldern für den Verein.

- Bewerbung des Veranstaltungsprogramms.

- Organisation des Veranstaltungslokals, Licht & Ton etc.

- Betreuung der Darbietenden im erforderlichen Umfang.

- Abholung des Vorverkaufs und Besetzung der Abendkasse  samt Wechselgeld

- Bezahlung der Darbietenden.

- Abrechnung der Veranstaltungen unter Vorlage aller Belege.

 

Kleinbeträge in „bar“ können der Abendkasse nur gegen Beleg (Quittung) entnommen werden. Die Anzahl der verkauften ermäßigten Karten wird an der Tages- bzw. Abendkasse erfasst. Barerlöse aus Vorverkauf und Abendkasse soll der/die Verantwortliche auf das Konto des Vereins einzahlen, unter Angabe der Veranstaltung.

 

Die Vernichtung nicht verkaufter Eintrittskarten muss vom/von der Veranstaltungsverantwortlichen vorgenommen und bestätigt werden. Ebenso müssen vorgelegte Eintrittskarten entwertet werden. Die Verantwortlichen können Tätigkeiten in der Erfüllung dieser Funktionen an geeignete Personen delegieren, nicht jedoch die Verantwortung.

 

Sobald Verträge ausgehandelt sind, erhalten alle Vorstandsmitglieder eine Übersicht der vereinbarten Gagen und Bedingungen.Alle Verträge mit Darbietenden müssen mindestens von zwei Mitgliedern des Vorstandes nach BGB unterschrieben werden.

 

3.3 Aufgaben des/der 1. Vorsitzenden


 -   Vertretung des Vereins nach außen, insbesondere in allen Angelegenheiten, aus

     denendem Verein wesentliche Verbindlichkeiten oder wesentliche Forderungen entstehen 

     können

-    Leitung der Vorstandssitzungen und Mitgliederversammlungen.

 

3.4 Aufgaben des 2. Vorsitzenden


-    Vertretung des 1. Vorsitzenden

 

3.5 Aufgaben des/der Schatzmeisters/in


-    Einvernehmliche Erstellung des Jahresbudgets mit den Vorstandsmitgliedern,

-    Führung des Journals der Zahlungseingänge und -abgänge,

-    regelmäßige Unterrichtung des Vorstandes über verfügbare Mittel,

-    Verfolgung der Zahlungseingänge aus Mitgliedsbeiträgen und Spenden,

-    Ergänzung und Zusammenfassung der Veranstaltungsabrechnungen,

-    alle bargeldlosen Verfügungen, mit jeweils einer Gegenunterschrift  des/der 1.

 

Vorsitzenden, im Bedarfsfall des/der 2. Vorsitzenden,

 

-    Abwicklung von Spendenbescheinigungen, Steuervorabzüge    Steuerbefreiungsanträgen,

 

Vereinsregistereintragungen, GEMA, Ausländersteuer,

 

-    Vorbereitung von Anträgen und Verwendungsnachweisen für öffentliche Förderungen,

-    Rechnungslegung für Kassenprüfungen und Mitgliederversammlungen.

-    Die Kontoauszüge werden monatlich vom Schatzmeister abgeholt bzw. abgerufen

-    Schecks müssen mit der Scheck-Nr. erfasst werden.Unterschriftsberechtigt  sind die

 

Vorstandsmitglieder nach dem BGB. Es sind mindestens zwei Unterschriften erforderlich.

 

Kleinbeträge in „bar“ können der Barkasse nur gegen Beleg (Quittung)  entnommen werden Der Verein unterhält eine einzige Bankverbindung und führt die verfügbaren Mittel ausschließlich den Vereinszwecken zu. Alle Ausgaben außerhalb des vereinbarten Budgets müssen zunächst mit dem/der Schatzmeister/in abgesprochen sein und bedürfen danach der Zustimmung des/der 1. Vorsitzenden, bevor entsprechende Verbindlichkeiten eingegangen werden. In jedem Fall bedarf das Eingehen von Verbindlichkeiten, die den Betrag von 10.000,- Euro pro Veranstaltung überschreiten, der Zustimmung mindestens einer ¾-Mehrheit des erweiterten Vorstandes.

 

4.  Sonstiges


Die Änderung dieser Geschäftsordnung erfordert Einstimmigkeit des Vorstands.

Seeheim-Jugenheim, den 01. Dezember 2007